GenPI.co Banten - Absensi karyawan adalah jumlah jam dan hari mereka hadir di tempat kerja. Mengetahui apakah dan kapan karyawan mereka datang tepat waktu sangat penting bagi pemberi kerja.
Ketika majikan memeriksa kehadiran karyawan di tempat kerja, mereka memeriksa untuk melihat apakah mereka tiba tepat waktu dan tinggal selama shift yang dijadwalkan.
Majikan sering menerapkan persyaratan kehadiran di tempat kerja untuk mencegah ketidakhadiran yang terlalu sering. Harapan seputar kehadiran diuraikan secara rinci dalam kebijakan kehadiran.
Mereka juga menguraikan cara mengambil cuti (seperti waktu sakit atau hari libur). Yang terpenting, kebijakan ini menguraikan sanksi yang akan diterapkan ketika sebuah kebijakan dilanggar.
Aplikasi attendance management merupakan salah satu bentuk adaptasi tim HR pada situasi pandemi COVID-19 seperti saat ini.
Bila sebelumnya pemerintah menganjurkan melakukan work from home (WFH) dan menerapkan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB), maka kali ini ditetapkanlah perubahan pola hidup atau juga disebut sebagai New Normal.
Berdasarkan pada Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. HK.01.07/MENKES/328/2020 menjelaskan bahwa terdapat beberapa ketentuan yang harus diikuti oleh tempat kerja dan pekerja selama masa PSBB dan transisi kepada situasi new normal ini.
Beberapa diantaranya adalah ketentuan untuk pengaturan bekerja dari rumah atau work from home (WFH) dan pengaturan waktu kerja bagi perusahaan.
Oleh karena itu, tim HR harus mulai menentukan dan memilih karyawan yang esensial untuk masuk kerja dan karyawan yang tetap bisa melanjutkan sistem bekerja dari rumah.
Serta menetapkan waktu kerja shift bagi karyawan agar tidak terjadi penumpukan atau menimbulkan kerumunan di tempat kerja.
Aplikasi attendance management
Untuk dapat tetap melakukan pengumpulan dan pengolahan data kehadiran karyawan sehingga proses payroll tetap bisa berjalan lancar, maka tim HR dapat memanfaatkan aplikasi attendance management.
Menurut Rahman & Alfaizi (2014), software atau perangkat lunak adalah program komputer yang berfungsi sebagai sarana interaksi (penghubung) antara user (pengguna) dan hardware (perangkat keras).
Sedangkan attendance management atau manajemen kehadiran dalam konteks pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan tim HR dalam merencanakan, mengorganisasikan dan mengendalikan kehadiran dan ketidakhadiran karyawan dimana salah satu tujuannya adalah mendapatkan data kehadiran untuk proses payroll setiap bulannya.
Berdasarkan kedua definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa aplikasi attendance management adalah sebuah program komputer yang berfungsi untuk merencanakan, mengorganisasikan dan mengendalikan kehadiran dan ketidakhadiran karyawan.
Instrumen Attendance Management
Terdapat 3 (tiga) instrumen dalam attendance management atau manajemen kehadiran untuk mengumpulkan data kehadiran karyawan. Ketiga instrumen tersebut adalah:
Absensi Manual
Salah satu instrumen yang paling lama diterapkan dalam melakukan pengumpulan data kehadiran karyawan adalah absensi manual.
Dimana semua kegiatan pengumpulan data dilakukan secara manual.
Pada absensi manual, biasanya karyawan menuliskan jam masuk dan jam keluar kantor pada kartu kehadiran atau bisa juga menggunakan mesin absen manual yang menggunakan kertas khusus dalam penulisan datanya.
Meskipun biaya operasionalnya bisa dikatakan murah, namun absensi manual maupun penggunaan mesin absen sederhana memiliki berbagai kekurangan.
Diantaranya adalah data yang diambil bisa jadi kurang akurat karena dilakukan manual belum lagi absensi manual akan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses pengumpulan dan pengolahan datanya.
Absensi Digital
Setelah masa absensi manual, munculah absensi digital yang merupakan langkah awal dari aplikasi attendance management.
Perbedaannya terletak pada cara pengumpulan data, pada absensi digital data kehadiran karyawan tidak lagi dikumpulkan secara manual maupun menggunakan mesin absen sederhana.
Pada absensi digital, biasanya menggunakan mesin fingerprint atau mesin absensi yang menggunakan magnetic card.
Dimana bila karyawan melakukan proses absensi pada mesin ini maka data yang diterima akan langsung masuk kedalam sistem komputer untuk kemudian diolah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dibalik kelebihan yang dimiliki oleh absensi digital, namun terdapat kekurangan yang saat ini dirasakan oleh tim HR dalam mengelola data kehadiran karyawan.
Karena absensi digital menggunakan mesin ini tidak dapat di aplikasi pada sistem kerja work from home.
Absensi Online
Instrumen aplikasi attendance management yang paling modern adalah absensi online, pada absensi ini data yang dikumpulkan secara real-time dan karyawan tidak perlu melakukan absen melalui mesin absen seperti absensi digital. Absensi online memungkinkan karyawan untuk melakukan absen dari manapun melalui ponsel mereka.
Pastikan software HR yang Anda gunakan memiliki fitur attendance management yang sudah berbasis cloud yang telah didukung oleh GPS dan selfie.
Dengan menggunakan fitur ini memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi dimana saja sehingga tim HR dapat memantau segala keterlambatan, ketidakhadiran dan jam istirahat karyawan secara live meskipun sedang menjalankan prosedur keselamatan terkait dengan pandemi COVID-19 seperti saat ini.
Manfaat Aplikasi Attendance Management
Berbicara tentang new normal dan ketentuan yang diberlakukan pemerintah. Fitur attendance management juga dapat membantu tim HR dalam melakukan pengelolaan shift kerja karyawan sehingga bisa meminimalisir dan mencegah terjadinya penumpukan karyawan pada tempat kerja
Bila kemudian ada karyawan yang ingin mengajukan cuti selama bekerja dari rumah, maka tidak perlu menggunakan form cuti seperti sebelumnya.
Karyawan tersebut cukup melakukan apply cuti dengan menggunakan aplikasi attendance management dan penyetujuan cuti juga dapat dilakukan pada aplikasi yang sama dengan lebih mudah.
Bukan rahasia lagi bahwa data kehadiran karyawan memang sangat diperlukan perusahaan untuk melakukan perhitungan pembayaran gaji karyawan, oleh karena itu penting untuk memastikan data yang didapatkan valid dan lengkap.
Dengan demikian HR dapat melakukan rekap laporan absensi secara otomatis dan telah terintegrasi dengan payroll setiap periodenya
Berikut, manfaat lainnya yang diberikan oleh aplikasi attendance management terhadap perusahaan?
1. Aksesibilitas waktu
Dengan menggunakan aplikasi attendance management tentunya HR di sebuah perusahaan dapat memuat data kehadiran karyawan dengan mudah, karena prosesnya yang telah diotomatisasi langsung.Jadi semua proses perhitungan waktu kehadiran di proses secara otomatis tanpa harus menggunakan admin. Akan tetapi, proses manual tetap bisa dilakukan, jika suatu waktu diperlukan untuk alasan tertentu. Adanya fitur otomasi ini membuat HR dengan leluasa untuk memantau perkembangan setiap karyawan, terutama untuk hal yang berhubungan dengan konsistensi dan kedisiplinan.
2. Meminimalisir kecurangan
Menggunakan aplikasi attendance management dapat meminimalisir karyawan dalam melakukan pencurian waktu ataupun memanipulasi data absensi mereka. Hal ini terjadi karena software ini telah dienkripsi serta data akan tersimpan dengan aman pada server penyedia aplikasi attendance management.
3. Kemudahan dalam menganalisis data kehadiran
Aplikasi attendance management dapat memudahkan HR dalam memeriksa kehadiran karyawan secara real-time. Kapanpun dan dimanapun HR dapat mengetahui karyawan yang hadir maupun yang tidak hadir. Jadi HR pun dapat mengambil data kehadiran tersebut bila sewaktu-waktu diperlukan tanpa harus datang ke kantor atau memanggil divisi yang bersangkutan.
4. Lebih instan serta telah terintegrasi
Keberadaan teknologi telah menciptakan banyak kemudahan dalam sektor kehidupan. Begitu juga dengan aplikasi attendance management, karena dapat memangkas waktu untuk mengumpulkan data presensi karyawan tanpa harus menggunakan metode manual.
Sistem yang tersedia juga telah terintegrasi dengan kebutuhan payroll perusahaan, sehingga hal ini sangat memudahkan proses penghitungan gaji karyawan. Selain itu, software ini juga user friendly karena pengoperasiannya lebih mudah dipahami dan dapat diakses kapanpun dan dimanapun.
5. Membuat karyawan lebih produktif
Menggunakan aplikasi attendance management pada dasarnya akan lebih menghemat waktu dan biaya. Bahkan software ini akan memberi kemudahan bagi karyawan saat melakukan presensi di karena memiliki mobile clocking yang dapat diakses tanpa harus datang terlebih dahulu ke kantor.
Hal ini tentu memudahkan perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote work atau work from home selama pandemi Covid-19. Produktivitas kerja akan tetap terjaga dan karyawan tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk datang ke kantor hanya untuk melakukan presensi.
Rekomendasi Aplikasi Attendance Management Terbaik
Mekari Talenta adalah software salah satu aplikasi attendance management yang mudah digunakan dan mudah terintegrasi dengan software-software lainnya. Jadi anda tidak perlu melakukan perombakan sistem ulang yang membutuhkan waktu yang lama.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Mekari Talenta:
1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya
• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News